Dans de nombreux cas, vous devez écrire des lettres d'appel officielles à certaines autorités. De nos jours, beaucoup d'entre eux sont envoyés par voie électronique, bien que les règles de rédaction restent les mêmes que pour les versions physiques. Alors, comment avez-vous besoin d'établir correctement une telle documentation?
Instructions
Étape 1
Commencez par préciser la position et le nom du destinataire. Par exemple: "Au chef mécanicien de JSC Polad Ivanov SS". Ensuite, écrivez votre appel en haut de la lettre. Il commence généralement par le mot "Cher". Viennent ensuite le nom complet et le patronyme du destinataire. Vous pouvez également écrire "Cher M. Ivanov" sans indiquer son nom. L'adresse doit être située exactement au milieu.
Étape 2
Écrivez un préambule à votre lettre d'appel. Expliquez clairement et de manière concise les raisons et le but de cette lettre. Le destinataire de ce paragraphe doit comprendre toute l'essence de la lettre. Par exemple, commencez comme ceci: "Je vous écris au sujet de la qualité insatisfaisante des roulements que vous nous avez envoyés de … à …".
Étape 3
Remplissez le corps principal de la lettre. En règle générale, il se compose de deux à quatre paragraphes, qui expriment des préoccupations concernant la question évoquée dans le préambule. Également dans cette partie, exposez toutes vos réflexions à ce sujet et sur une solution possible au problème. Indiquez les actions spécifiques que le destinataire doit prendre afin de résoudre ce problème dans un proche avenir. Utilisez des délais, des chiffres et des phrases clairs.
Étape 4
Rédigez une conclusion. Dans cette partie, formulez le résumé de l'intégralité de la lettre d'appel. Exemple: "Je suis sûr que vous allez résoudre cette situation désagréable, et dans un avenir proche, notre coopération sera la même qu'avant."
Étape 5
Mettez une signature officielle, qui comprend le titre du poste, ainsi que votre nom complet. Ceci est généralement précédé de: "Respectueusement vôtre", "Sincèrement vôtre", "Avec l'espoir d'une coopération future", etc. Choisissez en fonction de la situation.
Étape 6
Faites un post-scriptum ou un post-scriptum. Cette petite section est située juste en dessous de la signature. Il est rarement utilisé dans les lettres de ce format, mais il a encore parfois sa place. Le post-scriptum informe le destinataire d'un événement important dans la vie de l'organisation de l'auteur de la lettre. Par exemple: « P. S. Je tiens à vous informer que le pourcentage de rebuts dans un lot de matières premières reçu il y a 2 jours est passé à 19% ! »
