Si votre organisation est ou est nommée responsable de la tenue d'une conférence scientifique, ce n'est pas seulement une fonction honorable, mais aussi un grand travail d'organisation, dans lequel toutes les petites choses doivent être prises en compte.
Instructions
Étape 1
Créer un comité organisateur de la conférence dont la composition sera déterminée par arrêté. Désigner un président pour diriger et coordonner les membres du comité. Déterminer le calendrier de la conférence et les termes du comité établi. Dans l'ordre, indiquez comment vous paierez pour les employés qui en sont membres. Envoyez l'annonce de la conférence et indiquez en pièce jointe les exigences relatives aux rapports, le volume des résumés et la date limite de soumission.
Étape 2
Décidez des sources de financement, cela peut être un financement ciblé provenant du budget, attirant le parrainage et les fonds des participants à la conférence eux-mêmes.
Étape 3
Envoyez des invitations à tous les participants potentiels à la conférence et le programme prévu de la conférence. Décidez du nombre de participants et de conférenciers disposés à partager leurs développements scientifiques et les résultats de leurs recherches avec leurs collègues. Demandez aux participants s'ils ont besoin de réserver une chambre d'hôtel et de faire une réservation.
Étape 4
Convenir avec l'imprimerie de publier les résumés des rapports dans une brochure séparée et, si nécessaire, commander le programme de l'événement à distribuer aux participants, des badges avec leurs noms, initiales et le nom de l'organisation.
Étape 5
En fonction du nombre de participants, déterminez la place dont vous avez besoin et louez une salle spéciale équipée pour la tenue d'événements de ce type. Réfléchissez aux équipements qu'il faudra équiper en plus, vérifiez la disponibilité du nombre requis de prises informatiques, d'écrans de projection, etc. Pensez au fonctionnement du buffet, où les participants à la réunion peuvent prendre un café et une collation pendant les pauses.
Étape 6
Réfléchissez au programme de la conférence, divisez-le si nécessaire en sections. Considérez où de telles sections peuvent être tenues. Considérez les discours des invités de la conférence, des organisateurs et des participants au programme. Commandez de la papeterie pour les participants à la conférence - les badges, les blocs-notes et les stylos sont standard.
Étape 7
Créez des paquets de documents, du matériel promotionnel et de la papeterie à distribuer aux participants à la conférence avec des badges.
