Les conférences de presse sont une composante importante des activités de relations publiques de toute entreprise. Grâce à eux, les médias et le public intéressé peuvent recevoir des informations à jour littéralement de première main des représentants officiels d'une organisation particulière, et la direction des entreprises peut exprimer sa position sur les questions les plus importantes pour elles. Mais pour que la conférence de presse donne de très bons résultats, elle doit être correctement organisée.
Instructions
Étape 1
Si l'on vous confie l'organisation et la tenue d'une conférence de presse, déterminez tout d'abord l'objectif que vous souhaitez atteindre: raconter tout succès de votre entreprise, attirer l'attention du public sur un problème, présenter une certaine personne publique sous un jour gagnant, etc.. P. Choisissez ensuite un lieu et une heure pour la conférence de presse. Gardez à l'esprit qu'il est préférable d'effectuer ces activités au milieu de la semaine de travail (mardi-mercredi-jeudi) le matin ou l'après-midi, mais au plus tard à 16 h.
Étape 2
Choisissez un lieu pour tenir une conférence de presse en fonction des capacités organisationnelles de votre entreprise et du nombre d'invités prévus. Veuillez noter qu'un nombre suffisant de sièges est requis pour les membres de la presse. Assurez-vous à l'avance qu'il y a des microphones dans la salle, des écrans de projection (si nécessaire) et un espace libre pour installer des caméras de télévision.
Étape 3
Faites une liste des médias et des organisations dont vous aimeriez voir les représentants lors de votre événement. Préparez et envoyez des communiqués de presse et des invitations au moins deux semaines avant votre événement prévu. Il est conseillé, après l'envoi des convocations, d'appeler personnellement les destinataires et de prendre connaissance de leur décision d'assister ou de ne pas assister à la conférence de presse. Ainsi, vous allez non seulement préciser le nombre de futurs invités, mais aussi rappeler en plus votre événement si des personnes l'ont oublié ou n'ont pas reçu votre communiqué de presse.
Étape 4
Préparez le matériel de présentation nécessaire pour tous les futurs participants à la conférence de presse. Le kit d'un participant comprend généralement une copie du communiqué de presse, une liste des officiels qui prendront la parole lors de la conférence de presse avec leurs noms complets et leurs fonctions, un ordre du jour (ordre et sujets des discours), du matériel publicitaire et promotionnel. Cela semble beaucoup mieux si tous les documents de présentation pour chaque participant sont conçus comme un seul ensemble dans un dossier d'entreprise avec le logo de l'organisation.
Étape 5
Si vous envisagez d'introduire une accréditation pour les participants, informez-les à l'avance et indiquez-leur les données dont vous avez besoin pour cela (nom, fonction, détails du passeport, etc.). Préparez à l'avance des badges nominatifs pour tous les participants et des cartes à placer sur les tables indiquant les noms et titres des intervenants. Si la conférence de presse est prévue pour une durée suffisamment longue, veillez à ce que les conditions pour ses participants soient confortables: buffet avec boissons et collations, fumoirs et toilettes, prévoir des temps de pauses.
Étape 6
Après la conférence de presse, assurez-vous de contacter les bureaux de rédaction des médias présents et de vous renseigner sur les matériaux réalisés à la suite de celle-ci. Demandez des exemplaires des publications si cela n'a pas été convenu auparavant.
