Lorsque vous contactez certaines organisations, des lettres du formulaire établi sont utilisées. Dans de tels cas, des modèles de lettres sont émis sur demande. S'il n'y a pas de forme développée, la lettre est compilée sous n'importe quelle forme, en tenant compte de certaines des nuances.
Instructions
Étape 1
Créez un en-tête de lettre.
Vous pouvez spécifier les informations suivantes - la position et le nom du destinataire, la position et le nom de l'expéditeur, l'organisation de l'expéditeur et le numéro de téléphone de contact de l'expéditeur. Si l'expéditeur se trouve dans une autre ville, vous pouvez spécifier l'adresse postale complète. L'en-tête est généralement situé sur le côté droit de la page.
Étape 2
Indiquez l'essence de la lettre et fournissez les commentaires nécessaires.
Essayez de formuler l'idée principale en deux ou trois phrases. Et puis commentez-le et écrivez plus en détail, si nécessaire. Dans les lettres commerciales, il est souhaitable de placer des faits, des chiffres, sans aucune émotion. Les lettres avec une touche personnelle doivent refléter des expériences personnelles.
Étape 3
Entrez la date et signez la lettre.
Si nécessaire, expliquez votre autorité sur la base de laquelle la lettre a été rédigée. Une telle base peut être une procuration.
Étape 4
Placez les graphiques explicatifs, les tableaux, les figures sur une feuille séparée.
Ne vous attendez pas à ce que le destinataire demande des informations supplémentaires. Vous n'aurez peut-être pas une seconde occasion de poser une question importante. Par conséquent, sous une forme concise, donnez toutes les nuances nécessaires.
Étape 5
Avant d'envoyer, assurez-vous de lire l'e-mail à haute voix pour que quelqu'un l'écoute. Demandez à l'assistant comment il a compris l'essence de la lettre. Si ses mots ne coïncident pas avec le but de votre message, il est logique de formuler la lettre différemment, car le destinataire peut également ne pas comprendre la chose la plus importante de votre point de vue.
