Certaines lettres se terminent si vaguement que le destinataire est désorienté: il doit relire le texte pour en comprendre l'essentiel. Faute de temps, le destinataire peut jeter la lettre ou faire quelque chose pour se distraire et ne plus se plonger dans la situation indiquée. Une fin claire, concise et compétente met l'accent sur le respect du lecteur et permet de répondre rapidement à une demande ou une demande.
Instructions
Étape 1
Dites ce que vous vouliez dire en trois points. Il peut sembler que les pensées sont présentées clairement, mais la perception de l'information dépend de l'état du lecteur. Par conséquent, relisez le texte et notez séparément trois pensées principales. Il peut s'agir de faits, de dates, de noms, etc. Les émotions ne sont pas nécessaires ici, écrivez brièvement, en quelques mots, car il suffit de résumer, de rappeler les points principaux.
Étape 2
Notez trois actions pour le destinataire de l'e-mail. Les réactions des gens peuvent être imprévisibles. Il vous semble qu'il est possible de réagir sans équivoque aux informations présentées, mais une personne le fait en fonction de ses habitudes et de ses intentions individuelles. Si vous n'énoncez pas clairement ce que vous attendez du lecteur, il ne comprendra pas ou dira qu'il n'a pas compris.
Étape 3
Organisez la liste des étapes précédentes par ordre décroissant d'importance. La fin de la lettre ressemble parfois au dernier mot à l'audience: l'impression du destinataire de la lettre, les conclusions et les conséquences en dépendent. Supprimez les éléments de la liste qui peuvent être omis sans compromettre le sens du message. Placez la liste restreinte restante à la fin de la lettre afin que le lecteur ne manque rien.
Étape 4
Indiquez le délai. Si vous attendez une réaction à la lettre, soyez précis sur vos attentes. Certaines personnes ont tendance à retarder jusqu'à la fin, il n'est donc pas superflu de spécifier une heure précise.
Étape 5
Laissez vos coordonnées. Votre correspondant doit pouvoir retrouver rapidement votre téléphone. Anticipez de telles situations et, au cas où, incluez les informations nécessaires dans la lettre, même si vous êtes sûr que le destinataire les a.
Étape 6
Soyez poli, dites quelque chose de gentil, merci pour votre temps. Le destinataire réagira plus volontiers et prendra contact plus rapidement si la lettre lui plaît ou le préserve d'expériences désagréables.
Étape 7
Assurez-vous de signer le message avec votre nom: cela crée le sentiment d'une vraie communication. Il est important que la personne se concentre sur la réponse et la prenne de manière responsable. Donnez l'exemple et les gens vous traiteront de la même manière.
