La tenue de réunions est une partie importante des activités des organisations par actions, publiques, sociales et autres. La réunion, dans certains cas, peut même être la plus haute instance dirigeante. Les questions qui y sont traitées ont des degrés d'importance variables, mais leur acceptation dépend souvent du nombre de personnes présentes. Vous pouvez informer toutes les parties intéressées de la prochaine réunion à l'aide d'une annonce.
Instructions
Étape 1
Le texte de l'annonce n'est généralement pas très volumineux, une feuille A4 standard de papier à lettres suffira donc pour le placer. Il est préférable d'utiliser du papier blanc pour cela, car les lettres dessus seront plus contrastées, ce qui rendra le texte lisible et l'annonce elle-même perceptible.
Étape 2
Tenez compte du texte de votre annonce. Votre tâche est de le garder court, mais riche en informations. Pensez à ce qui est préférable d'utiliser la mise en page de la feuille - portrait ou paysage, quelles polices. Gardez à l'esprit que le texte doit être facile à lire à une certaine distance et qu'il doit y avoir des marges pour le mettre en évidence visuellement et attirer l'attention.
Étape 3
Écrivez le titre « Annonce » en gros caractères et surlignez-le en couleur, de préférence en rouge. Dans la partie titre, indiquez des informations sur la date, le lieu et l'heure de l'événement, le sujet auquel il est consacré. Le cas échéant, indiquer les personnes à l'initiative desquelles elle est convoquée et sa forme. La réunion peut se tenir sous forme de présence, de vote par correspondance ou sous une forme mixte.
Étape 4
Si la réunion se déroule sous forme de vote par correspondance, veuillez indiquer dans le texte la date limite d'acceptation des résultats du vote et le lieu où ils seront acceptés.
Étape 5
Dans la partie principale du texte de l'annonce, rédigez en détail l'ordre du jour de la prochaine réunion et, si nécessaire, la procédure de prise de connaissance préliminaire des documents et informations qui y seront discutés. Indiquez un lieu et une adresse où vous pourrez consulter et étudier les documents et matériels qui seront discutés à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Étape 6
Veuillez noter que dans certains cas, la procédure de tenue d'une assemblée consiste à faire une annonce à son sujet pendant une certaine période à compter de la date à laquelle elle est désignée. C'est une condition qui assure la légitimité de cet événement. Parfois, l'ordre de tenue implique également que l'annonce de la réunion doit être envoyée à l'adresse de toutes les parties intéressées par courrier recommandé, ainsi que publiée dans les médias.
