De nos jours, alors que de nombreuses entreprises russes ont des partenaires commerciaux à l'étranger, l'échange de délégations est devenu la norme. Cela permet de se familiariser avec la production sur site, de se familiariser personnellement avec ceux avec qui travailler, d'évaluer la situation et de résoudre rapidement les problèmes commerciaux. Lorsque vous rencontrez une délégation, vous devez tenir compte de certains problèmes d'organisation.
Instructions
Étape 1
Au stade de la préparation, discutez de la taille de la délégation, en tenant compte du fait que les problèmes de travail sont résolus plus vite, plus elle est petite. De plus, sélectionnez la composition de votre équipe afin que le nombre de participants soit approximativement le même que le nombre de ceux que vous rencontrerez. Discutez de la langue dans laquelle les négociations se dérouleront et préparez un interprète même si les invités viennent avec le leur.
Étape 2
Renseignez-vous sur les questions qui sont compétentes pour résoudre tel ou tel membre de la délégation, car en Occident, la subordination est très strictement observée. Vous devez vous tourner vers l'un des invités pour vous assurer que, conformément à ses fonctions, il a le droit de fournir des informations.
Étape 3
Discutez à l'avance des problèmes qui devront être résolus et préparez tous les documents qui peuvent être nécessaires. Discutez des documents qui seront signés après la fin des négociations. Mettez-vous d'accord sur un horaire - à quelle heure ils commenceront, combien de temps ils dureront et quand il y aura des pauses.
Étape 4
Si la délégation est dirigée par une personne suffisamment importante, envoyez l'invitation le plus tôt possible pour souligner le respect et augmenter la probabilité que la visite ait lieu et que cette personne n'ait pas d'autres rendez-vous programmés pendant cette période.
Étape 5
Préparez une salle de réunion séparée et confortable, assurez-vous que chaque participant à la réunion dispose d'un endroit confortable. Faites le plein de boissons gazeuses, de café, de biscuits et de beaux plats. N'oubliez pas de mettre des cendriers si cela ne vous dérange pas afin que les personnes présentes puissent allumer une cigarette pendant la réunion.
Étape 6
Convenez s'il sera nécessaire d'enregistrer les négociations, le consentement doit être donné par les deux parties. Assurez-vous que les invités sont assis face à la porte, cette astuce psychologique les fera se sentir plus détendus. Et assurez-vous de ne pas être distrait par des appels téléphoniques pendant la réunion.
Étape 7
Il vaut mieux qu'une jolie fille souriante rencontre la délégation et l'emmène sur le lieu des négociations. Elle peut attendre les invités dans le hall de l'immeuble où se tiendront les négociations. Lorsque les invités arrivent au point de rendez-vous, il est nécessaire de se présenter immédiatement les deux délégations afin que ceux qui souhaitent s'asseoir à côté d'eux puissent le faire.
