Les institutions d'archives non seulement stockent des documents, mais fournissent également aux citoyens un accès aux informations d'archives. L'un des moyens de réaliser cette possibilité est l'accès aux documents d'archives dans les salles de lecture. Regardons de plus près qui peut visiter les salles de lecture et comment elles fonctionnent.
Des salles de lecture dans les archives historiques de l'État sont nécessaires pour que les visiteurs puissent travailler avec des documents. En règle générale, les chercheurs travaillent avec des documents dans le but de rédiger des articles scientifiques, des articles, des livres, ainsi que ceux qui dressent des arbres généalogiques.
Pour accéder à la salle de lecture, vous devez vous présenter aux archives avec une carte d'identité (passeport, permis de conduire), remplir un formulaire de demande et une demande indiquant le sujet de travail. Désormais, dans de nombreuses archives, cela peut se faire par e-mail, en envoyant des documents numérisés, et lors de la visite de la salle de lecture, vous devez les fournir sous leur forme originale.
Ceux qui recherchent des proches, dont les informations sont nécessaires depuis 75 ans, doivent disposer de documents prouvant la parenté avec eux. Ainsi, si vous avez besoin d'informations sur l'adhésion au Komsomol de votre grand-père paternel, vous devez avoir les papiers de votre père et vos documents avec vous (acte de naissance, passeports permettant de retrouver le nom de famille, ainsi qu'un acte de mariage pour femme). De plus, un employé de la salle de lecture doit familiariser les visiteurs avec les règles de travail.
Après la paperasse en salle de lecture, le visiteur se voit remettre des guides et autres aides méthodologiques: listes, registres d'inventaires, index, catalogues) L'utilisateur est alors déjà familiarisé avec les inventaires des fonds.
L'inventaire d'archives est un répertoire d'archives contenant une liste systématisée des unités de stockage du fonds d'archives, de collecte et destinées à leur comptabilité et à la divulgation de leur contenu.
Le visiteur établit une demande dans laquelle il indique les cas sélectionnés. Les limites du nombre de cas sont fixées par les archives conformément aux règles de travail. Le chercheur ne pourra pas recevoir les fichiers immédiatement, mais après le délai également établi par les règles de l'archive. Habituellement, le délai est de 1 à 3 jours. Le fait est que des milliers de documents sont stockés dans les archives, et il est tout simplement impossible de les récupérer rapidement. Les cas sont stockés dans de grandes archives, qui peuvent même être situées dans des bâtiments différents, si l'archive comporte plusieurs bâtiments. Par conséquent, il faut du temps pour trouver des cas. De plus, les employés, avant de les délivrer, doivent parcourir chaque cas feuille par page et consigner la présence de tous les documents. Ce n'est qu'après cela que les valises pourront entrer dans la salle de lecture.
Vous devez également être préparé au fait que certains documents peuvent être fermés pour les utilisateurs. Cela est dû au secret de certaines informations (secrets d'État, informations personnelles, etc.). Les documents restreints ne peuvent être consultés que par le personnel des archives. Si le chercheur a besoin de certaines informations de ces documents, il peut commander une attestation (enquête socio-juridique ou thématique), qui sera exécutée dans le délai imparti.
De plus, la limitation peut parfois être attribuée au mauvais état physique du document.
Après avoir été délivré à la salle de lecture, le chercheur a le droit de travailler sur des documents, d'en faire des extraits. La copie (photographie, numérisation, photocopie) est en règle générale un service payant.
Après que le chercheur a effectué le travail nécessaire, les dossiers sont remis à l'employé de la salle de lecture, qui les transfère au stockage d'archives. Les archivistes vérifient la présence et l'état des documents page par page, puis les mettent en place.
Certaines règles ont été élaborées sur ce qui peut et peut être fait dans la salle de lecture. Ainsi, par exemple, il est strictement interdit d'apporter de la nourriture dans la salle de lecture, venez en survêtement, avec de gros sacs et colis. Il est préférable de travailler avec des documents avec des gants - de cette façon, vous pouvez prolonger leur sécurité et vous protéger de la poussière. Le fait est qu'après avoir retourné avec les doigts, des traces de sueur grasse sur le papier restent sur les feuilles, ce qui le détruit également. Vous ne pouvez pas, bien sûr, déchirer les feuilles, les arracher de l'étui, écrire dessus. Après tout, chaque document d'archives contient une histoire. Il est unique en lui-même. Plus nous pouvons conserver les documents longtemps, plus ils peuvent nous servir longtemps à notre avantage.
