Un message téléphonique est un message court mais important envoyé par téléphone. Ainsi, le plus souvent ils informent sur la tenue de réunions, de séances, de rencontres. Le message téléphonique peut également contenir un ordre urgent du chef. Les messages téléphoniques sont entrants, que vous recevez, et sortants, que vous transmettez. Les deux types ont une conception similaire.
Instructions
Étape 1
Dans le coin supérieur gauche d'une feuille de papier, placez le nom complet de votre organisation et, si nécessaire, le nom de l'unité structurelle, par exemple, "Administration de la ville de N." et le ministère de l'Éducation.
Étape 2
Dans le coin supérieur droit, écrivez le destinataire du message téléphonique. Indiquez la fonction, le nom et les initiales de la personne: « Directeur de l'école n° 37 Ivanov II ». S'il y a plusieurs destinataires, il n'est pas nécessaire d'indiquer les noms de famille: « Directeurs d'écoles de la ville de N. ». Joindre une liste complète des institutions auxquelles il a été envoyé au message téléphonique.
Étape 3
Deux lignes en dessous, placez le mot "Téléphonogramme" et son numéro de série. Pour un message téléphonique sortant, veuillez indiquer la date de sa compilation ci-dessous.
Étape 4
Vient ensuite le texte même du message téléphonique: « Le 22 février, à 17h00, une réunion aura lieu au service de l'éducation sur l'amélioration des activités des écoles de la ville. La présence des directeurs d'école est strictement obligatoire. » Lorsque vous préparez le texte d'un message téléphonique, évitez les mots et les phrases difficiles à comprendre à l'oreille et difficiles à prononcer. N'oubliez pas que le message doit être informatif et court - pas plus de 50 mots.
Étape 5
Lors de la transmission d'un message téléphonique, prononcez clairement les mots, notamment les adresses, les noms de famille, les noms et patronymes des personnes, les noms de rue, les dates et heures des événements. À la fin, assurez-vous de relire le texte et assurez-vous que votre interlocuteur a tout noté correctement. Écoutez attentivement lorsque vous prenez un message au téléphone. Si vous avez des questions, clarifiez-les immédiatement.
Étape 6
Sous le texte principal se trouvent la fonction, le nom et les initiales du chef qui a signé le message téléphonique: « Chef du ministère de l'Éducation Petrov P. P. » Le document sortant doit également contenir sa signature personnelle.
Étape 7
Au bas de la page, entrez les informations sur les employés qui ont travaillé avec le message téléphonique. Habituellement, la fonction, le nom et les initiales de la personne qui a envoyé le message, son numéro de téléphone au bureau, ainsi que la date et l'heure de transmission sont inscrits à gauche. Sur la droite figurent les informations sur la personne qui a accepté le document: fonction, nom et initiales, numéro de téléphone, date et heure d'admission.
Étape 8
Un message téléphonique sortant est rédigé en un exemplaire et stocké dans un dossier spécial. Il est préférable d'avoir un message entrant en deux exemplaires: vous donnez le premier au responsable pour un travail ultérieur, le second que vous mettez dans un dossier pour le garder en lieu sûr.
