Dans n'importe quel bureau et dans la production, les employés travaillent souvent avec différents types de documents, de sorte que la capacité de rédiger des documents commerciaux officiels est nécessaire pour tout le monde. Dans le même temps, il existe des exigences générales qui doivent être respectées lors de la rédaction de tout document - une lettre commerciale, un ordre, une position, une instruction, etc.
Instructions
Étape 1
Commencez à rédiger le document en clarifiant sa faisabilité et l'éventail des problèmes à résoudre. Cela vous aidera à déterminer le type de document et sa forme, qui déterminent en grande partie la nature et le style de présentation de son contenu.
Étape 2
Passez en revue les lois et réglementations du gouvernement et des agences qui régissent la manière dont ces problèmes sont traités. Il s'agit d'une étape très importante, qui montre votre niveau d'alphabétisation et vous permet de rédiger un document qui répond pleinement à la procédure établie pour le traitement et la résolution des problèmes de travail. Cela permettra également de déterminer le destinataire, l'organe d'approbation et de coordination et de s'assurer que le contenu de ce document et sa forme de compétence de cette organisation.
Étape 3
Étudiez les textes des documents administratifs et réglementaires afin que le document en cours d'élaboration n'entre pas en conflit avec eux, ne les duplique pas. Pour cela, il est nécessaire de disposer d'une base de données électronique de ces documents.
Étape 4
Recueillir des informations sur le bien-fondé des problèmes à résoudre, rédiger un projet de document. Lors de la rédaction, utilisez des textes au pochoir et des phrases et expressions standard traditionnellement utilisées dans les documents commerciaux. Explorez d'autres documents qui ont été développés dans votre organisation ou système d'entreprise homologue et prenez leur style d'écriture comme base.
Étape 5
Le texte principal du document est destiné à inciter à l'action, à convaincre. Il doit être raisonné et logique. Le libellé doit être strictement respecté en termes juridiques. En premier lieu, les exigences de fiabilité et d'objectivité des informations présentées. Le texte doit être précis et aussi informatif et concis que possible. Naturellement, il ne devrait pas y avoir d'erreurs de grammaire, de ponctuation ou de style. Dans le cas où dans un document vous mentionnez des informations contenues dans une autre source ou document, vous devez indiquer l'ensemble de sa sortie.
Étape 6
Modifiez le projet de document et coordonnez-le avec les personnes autorisées à le faire. Après cela, rédigez le document conformément aux normes acceptées et signez-le.
