Il est d'usage de rédiger des réclamations contre les organisations et leurs employés sous la forme d'une plainte, il s'agit d'une sorte de déclaration décrivant la situation et les conditions dans lesquelles les droits du demandeur ont été violés ou enfreints, ainsi que l'obligation de prendre des mesures contre le celui qui a commis cette violation. La réponse à la réclamation doit être écrite de manière compétente d'un point de vue juridique. Encadrer correctement votre réponse à la plainte aidera à protéger vos intérêts.
Instructions
Étape 1
Premièrement, lorsque vous recevez une plainte, acceptez-la et enregistrez-la, assurez-vous d'indiquer la date de réception, le nom et le poste de la personne qui l'a reçue. Remettez au plaignant une copie de la plainte elle-même, marquée et acceptée. Veuillez noter que même si vous n'acceptez pas la réclamation, le demandeur peut simplement vous l'envoyer par courrier certifié avec accusé de réception. En principe, cela suffira pour considérer que vous avez reçu la réclamation.
Étape 2
Lorsque vous rédigez une réponse à un grief, préparez des preuves écrites qui soutiendront votre position. Reconstituer également l'ordre chronologique des événements mentionnés dans la revendication. Par la suite, votre réponse à la plainte peut être utilisée au tribunal comme preuve de votre position, alors essayez de résoudre le problème de manière pacifique et offrez au client une sorte de compensation en réponse à la plainte. Si le problème n'est pas résolu et sera renvoyé au tribunal, votre position peut alors influencer positivement la décision du tribunal. Généralement, le délai de réponse à une réclamation est fixé à la conclusion du contrat. Il est de votre responsabilité, en tant que destinataire de la réclamation, de recevoir, d'examiner et de répondre par écrit dans ce délai.
Étape 3
En réponse à une réclamation, indiquer toutes les informations nécessaires à ce document, à savoir:
écrivez le nom de l'entreprise, les détails de l'enregistrement et les adresses de l'expéditeur et du destinataire de la plainte.
Étape 4
Indiquez la nature de la plainte. Si la réclamation a été entièrement ou partiellement satisfaite, indiquez le montant de l'indemnisation, ainsi que la période et le mode d'indemnisation.
Étape 5
Si vous avez refusé de satisfaire la plainte, indiquez les raisons du refus, en vous référant à certains documents juridiques, articles de loi. Assurez-vous d'inclure tous les documents accompagnant votre réponse à la plainte.
